@SURTITRE:ANDRE LESAICHERRE, PRESIDENT DU DIRECTOIRE, SIDOBRE-SINNOVA

@TITRE:"Un progiciel intégré, un seul centre de traitement, l'information accessible à tous"

@CHAPO

Qualité

Vendredi soir, nous avons terminé notre processus de certification ISO 9000. Enclenché en 1991, il a débouché sur la qualification d'un premier atelier en juin 1993. Puis sur la certification de toute la filière oléo-chimie de nos usines de Boussens et de Meaux en décembre 1993. Vendredi, un audit final a accordé l'ISO 9001 à toute notre activité en matière d'auxiliaires techniques. Nous progresserons encore, pour étendre la norme à toutes les productions de l'entreprise.

Pourquoi une certification ISO 9000 ?

D'abord pour répondre à la demande de certains de nos clients, pas la majorité, d'ailleurs. Mais, pour d'autres, la démarche qualité qu'ils attendaient de nous correspondait strictement à la norme. La certification ISO 9000 répondait donc à l'ensemble de ces questions.

Nous avons visé un ré-examen complet de l'ensemble de nos méthodes de travail, une validation de nos procédures et de nos procédés de fabrication, qui présentaient encore quelques déficiences.

Ce point acquis, nous passons à un autre stade: la diminution des produits non-conformes, qui pèsent sur nos coûts. Il faut donc améliorer les procédés eux-mêmes et leur rendement. Cette année, nous introduisons le Statistic quality control (SQC) sur certaines de nos unités, pour accroître encore la reproductibilité de nos produits, leur continuité, leur fiabilité. Enfin, nous allons utiliser la méthode des plans d'expérience pour peaufiner nos processus de mise au point des produits. Pour les rendre plus rapides. Cette méthode, en combinant rationnellement les paramètres de chaque expérimentation, permet d'en réduire sensiblement le nombre: de 100 à 15, par exemple.

Notre approche qualité, tournée vers la clientèle, constitue vraiment un objectif stratégique. Nous voulons nous assurer que chaque demande émanant d'un de nos clients trouve une réponse appropriée. Autrement dit une livraison de la référence de produit commandée, correspondant au cahier des charges défini d'un commun accord. Le produit doit quitter notre usine accompagné d'un bulletin d'analyse qui permettra au client de vérifier la conformité à sa demande;

Plus facile à dire qu'à réaliser! Les sources d'erreurs potentielles sont multiples.

Pour cela, il faut organiser toute une chaîne, depuis la prise de commande jusqu'à la logistique finale qui effectue la livraison chez le client. Le système informatique nous a apporté une aide considérable. Et les résultats sont là, ne serait-ce que par la diminution du nombre des réclamations venant de la clientèle.

Les réclamations peuvent découler soit d'une erreur au moment de la prise de commande, soit d'une erreur de livraison (on n'a pas livré le bon produit, ou pas à la bonne date ou au bon endroit).

Le progiciel facilite la certification, supprime les contraintes papier

Les auditeurs de l'Afaq, qui délivrent la certification ISO 9000, tiennent à vérifier que les documents papiers figurent bien dans les bons dossiers. L'écran ne les remplace pas: la loi, c'est la loi.

Cependant, le fait qu'une partie de notre système d'assurance qualité repose un système informatique intégré leur donne confiance. Ils se sont fait expliquer le fonctionnement de notre informatique. En particulier les contrôles d'identité et les capacités d'intervenir sur l'information. Ils ont vérifié, en particulier, que l'Administration des ventes ne pouvait modifier le statut d'un lot, par exemple pour remettre dans le circuit un produit non conforme.

La conception même du progiciel, la structure de sa base de données facilite l'écriture du spécifique tout en garantissant la cohérence interne, notamment par le recours systématique par tous les modules aux mêmes routines.

Et la traçabilité?

Le système apporte deux formes de traçabilité. D'une part celle de la commande. On peut la retrouver selon de nombreux critères (numéro du client, numéro de commande, numéro de lot s'il a déjà été livré..). D'autre par la traçabilité des produits: tout changement du cahier des charges apparaît dans les fiches de fabrication, que les clients peuvent recevoir s'ils le demandent. Nous l'avons étendue aux productions non conformes, qui désormais ne peuvent plus être "oubliées". Chaque mois, elles sont méthodiquement examinées, leurs raisons analysées, et des actions correctives lancées.

Pourquoi un progiciel?

Nous nous sommes posé la question: nous donner de moyens internes de développement ou trouver sur le marché un produit approprié. Prizem, de Marcam, s'est avéré bien adapté à notre problème. Développé aux Etats-Unis pour un grand groupe chimique, il prend en compte les spécififités de notre industrie, alors que beaucoup de progiciels intégrés sont issus du secteur de la mécanique.

Prenons un exemple. En mécanique, quand vous lancez l'usinage de quatre boulons, vous en obtenez quatre. En chimie, quand vous lancez la préparation de 20 tonnes de produit, vous en obtenez entre 19 et 21 tonnes. De nombreux progiciels ne savent pas s'adapter à ces fluctuations, qui tiennent aussi bien à la matière première (produits agricoles) qu'aux influences climatiques.

Autre exemple: une réaction chimique fournit, outre le produit visé, des produits "fatals" (impossible de ne pas les obtenir) et des produits "liés", susceptibles d'être valorisés. Seul un progiciel conçu pour la chimie peut les prendre en compte, en permettre la gestion et aider à les vendre.

Nous avons finalement pris trois modules du progiciel: production, achats et ventes. Nous intégrons ainsi les trois composantes de la gestion des stocks. Or ce poste représente près de 20% de notre bilan. L'achat de matières premières, notamment agricoles, doit suivre au plus près les variations saisonnières aussi bien que les cours mondiaux, par exemple ceux du Chicago board of trade pour le soja et certaines matières dérivées ou comparables. Enfin, une bonne maîtrise des délais de livraison implique celle des stocks.

Le fait qu'il s'agisse de modules d'un même progiciel intégré facile l'interconnexion des applications. Et par là les relations entre les différents services. A partir du moment où une commande est saisie, le progiciel évite un grand nombre de fax, télex et autres courriers électroniques. L'ordinateur met l'information à la disposition de tous. Chacun peut savoir si le produit est en cours de fabrication, déjà en stock, si les analyses ont confirmé sa conformité au cahier des charges

Q Comment faire coopérer commercial et fabrication, qui ont des cultures et des objectifs différents ?

R. A un certain stade de notre réflexion, nous avons arrêté le développement informatique et nous avons réorganisé l'entreprise. Nous avions plusieurs départements commerciaux qui traitaient chacun les commandes de manière indépendante ainsi que l'administration de leurs ventes.

Nous avons mis en place un service indépendant, qui traite toutes les commandes de manière centralisée, sous l'autorité de la direction financière. Petit à petit, il devient le coeur du système, et fait la liaison avec les commerciaux comme avec les usines et les clients eux-mêmes. Il doit aussi faire preuve de diplomatie pour gérer les conflits potentiels entre commerciaux et fabricants.

Q Vous avez fait du BPR

R Nous n'aimons pas le mot reengineering, car pour nous il ne s'agit pas d'une nouveauté: nous en faisons tous les jours. Mais là, il s'agissait d'une grosse opération. Nous avons retiré à six services commerciaux indépendants une grande partie de leur indépendance. Certains ont renâclé au début, maintenant ils en sont ravis.

L'organisation de l'entreprise correspond à son organisation informatique: un seul centre de traitement coordonne l'ensemble des informations, qui sont accessibles à tous. Voilà l'intérêt majeur d'un logiciel intégré. Si nous avions plusieurs progiciels, il aurait fallu développer les interfaces nécessaires au transfert d'informations entre eux et s'assurer de la cohérence de l'ensemble.

Ce progiciel couvre suffisamment bien l'ensemble de nos applications, y compris la gestion de la qualité. Cependant, au moment de notre choix, ce module n'était pas disponible, et nous nous sommes donc limité...

Pour gagner du temps, et pour tenir compte des limites de nos effectifs informatiques, nous avons décidé de laisser toute la partie comptable en dehors de notre évolution: nous l'avons fait migrer d'un système Philips à l'AS/400 et vécu avec en l'état. Les liaisons se font par l'intermédiaire du module analytique de Prizem. Quant à la trésorerie, nous avons décentralisé sa gestion avec un logiciel Concept.

L'entreprise

Notre gestion commerciale est passablement complexe puisque, si l'on tient compte des conditionnements finaux, notre gamme comprend quelque 3000 produits. En outre, à chaque stade de nos fabrications, un produit intermédiaire peut aussi bien être vendu qu'utilisé pour d'autres fabrications.

Nous commercialisons chaque année 140 000 tonnes de produits, fabriqués dans nos usines de Boussens, Meaux et Courtenay. Ici, à Saint-Fargeau Ponthierry, se situe le centre administratif et l'ensemble des laboratoires d'application et de soutien à la clientèle.

Notre métier: la chimie appliquée au service du traitement de toutes les surfaces, depuis les sols et le linge jusqu'au corps humain. Comme notre maison mère, le groupe Henkel, nous partons de matières premières "renouvelables", d'origine naturelle, agricole en fait. Nous les transformons en alcools gras, que nous commercialisons directement (notamment vers l'étranger) ou que nous intégrons dans notre gamme de produits tensioactifs. Ils atteignent le consommateur par l'intermédiaire de nos grands clients, notamment Henkel France (Diadermine, Supercroix, XTra, savons Le chat, etc.). Nous fournissons aussi des "auxiliaires techniques" aux industries du papier, du textile ou de la peinture.

Pourquoi pas SAP?

Dans le groupe ces deux progiciels font l'objet de réflexions. SAP semble démarrer surtout dans les filiales qui fabriquent des produits de grande distribution plutôt que dans les firmes chimiques à proprement parler.

Pratiquez-vous l'EDI?

Nous ne sommes qu'au tout début de notre réflexion à ce sujet. Pourtant, nos interlocuteurs pourraient utiliser ce type de système. Mais il faudra d'abord que nos clients eux-mêmes l'aient mis en place et le gèrent avec leurs propres clients. La grande distribution fait pression sur ses principaux fournisseurs. Quant ils auront intégré l'EDI à ce niveau, alors ils viendront vers nous pour étendre le système.

Messagerie électronique. La base de données comme outil de comme

Nous pratiquons la messagerie au sein du groupe Henkel, au niveau mondial. Mais aussi, avec Ofis 400, dans notre entreprise même. Dans la mesure où notre système est intégré, beaucoup d'informations circulent à travers la base de données.

Architecture

L'ordinateur central, installé ici, sert des modems sur tous les sites. Au total, 170 postes, dont la moitié de terminaux passifs et la moitié en micro-ordinateurs, avec une forte tendance en faveur des micro. Plus il se généralise dans l'entreprise, et moins il est utilisé, car on touche à une population qui a relativement peu de travaux à faire sur un PC, ou de motivation à s'y mettre. En revanche, certains ont décidé de renoncer une fois pour toutes au crayon et au papier. Mais la généralisation a de toutes façons un avantage: elle offre un nouvel outil de circulation de l'information dans l'entreprise.

Evolution de l'AS/400

L'AS/400 vous a-t-il toujours suffi en puissance et en performances?

Une fois que nous avons eu mis les moyens nécessaires, oui. Nous avons commencé avec un B40, remplacé en phase de tests et de formation par un B50, pour migrer quelques mois plus tard directement vers un D60. Quant à l'écart de prix... en remuez pas le fer dans la plaie! C'était encore le début de l'AS/400 comme du progiciel, et tout a été sous-évalué à l'époque. Mais, une fois trouvée la bonne relation entre la taille de l'entreprise, les besoins du progiciel et la puissance de la machine, nous avons obtenu l'efficacité attendue. Nous n'avons plus de problème de temps de réponse.

Etes-vous sensible aux récentes annonces d'IBM à propos de l'AS/400: orientation client/serveur, programmation en Smalltalk ?

Comme nous utilisons un progiciel, nos choix dépendront de l'évolution de notre fournisseur. Ils nous ont annoncé une version client/serveur. Nous l'étudierons sérieusement.